Die große Zahl vorne weg: Der konsequente Einsatz von Papier für Vorgänge im Unternehmen hält deine Mitarbeiter so auf, dass sie dich sagenhafte 33.000 € / im Jahr extra kosten! Ja, pro Mitarbeiter im Backoffice!

Um auf diese Zahl zu kommen, gehen wir kurz ein paar Annahmen durch: Eine durchschnittliche Mitarbeiterin im Backoffice hat einen Stundenlohn von 25 € (Gesamtkosten), arbeitet Vollzeit, also etwa 20 Tage im Monat an 45 Wochen im Jahr (Urlaub, Krankheit usw. abgezogen). Sollten deine Werte deutlich abweichen, kannst du unsere Annahmen damit für dich anpassen.

Welche Kosten haben wir anteilig auf die Mitarbeiter umgelegt?

Das sind Dinge wie das Lagern und später wieder Entsorgen der Unterlagen. Dazu gibt es unten eigene Absätze.

Welche Kosten haben wir je Mitarbeiter ermittelt?

Das sind die Kosten für das Drucken, das Ablegen von und Suchen nach Unterlagen sowie das extrem zeitraubende Abwickeln von papiergebundenen Vorgängen. Letzeres haben wir exemplarisch für die Kreditorenbuchhaltung berechnet. Andere Abteilungen haben ähnliche Voraussetzungen, soweit sie ihre Prozesse noch vollständig oder überwiegend auf Papier handhaben.

Die Berechnungen

Die Kosten für das Drucken von Dokumenten:

Mitarbeiter drucken durchschnittlich 25 Seiten am Tag (Quelle). Das ergibt 500 Seiten / Monat bzw. ca. 5.700 Seiten / Jahr. In Standardordner (“Leitz-Ordner” schmal) á 350 Blatt umgerechnet sind das gut 16 Ordner je Mitarbeiter und Jahr.

Kosten pro Seite: 0,07 € → ca. 400 € / Jahr + MA.

Das kostet die Ablage von und das Suchen nach Unterlagen

Ein Mitarbeiter in der Buchhaltung ist durchschnittlich 168 Minuten – also 2,8 Stunden – pro Tag allein mit der Ablage von Dokumenten beschäftigt (Quelle).

Kosten pro Tag & MA: 2,8 × 25 -> 70 € / Tag + MA -> 15.750 € / Jahr + MA.

Das kostet die papiergebundene Kreditorenbuchhaltung

Ein Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung ist am Tag 5 Stunden lang mit dem Drucken der per Mail eingehenden Rechnungen, dem Kopieren und Zustellen an die zuständigen Personen und dem Bearbeiten der Rechnungen beschäftigt. Dabei sucht er manuell in Aktenordnern nach den zu der Rechnung gehörigen Dokumenten und verfolgt den Bearbeitungsstatus der Rechnungen in der Regel händisch. Diese Arbeitsschritte der manuellen Bearbeitung von eingehenden Rechnungen kostet das Unternehmen pro Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung 5 × 25 € = 125 € am Tag und damit 625 € pro Woche.

Davon ausgehend, dass sich der Arbeitsaufwand durch digitale Verarbeitung der Belege reduziert und auch das Verwalten der Dokumente digital abspielt, erwarten wir eine Arbeitszeiteinsparung von 3 h am Tag.

D. h. das Handling auf Papier kostet 3 × 25 = 75 am Tag je MA → 16.875 €.

Das kosten menschliche Fehler

Natürlich passieren jedem mal Fehler bei der Ablage. Kommt vor. Leider kostet das bei Papier je falsch abgelegtem Dokument viel Zeit für dessen Suche. Das summiert sich auf bis zu 100 € pro Dokument. Nehmen wir an, das Dokument ist verloren und muss neu erstellt werden - dadurch verdoppeln sich sogar die Kosten auf bis zu 200 €.

Durchschnittlich werden pro Woche 3 Dokumente falsch abgelegt, was Kosten von 300 € pro Woche verursacht. Rund ein Dokument dieser verlorenen Dokumente muss zwingend neu erstellt werden, weshalb nochmal 100 € dazu kommen. Das verursacht Kosten von 400 € pro Woche allein durch die falsche Ablage!

Das kostet die Lagerung der Papierakten im Aktenschrank

Annahme: ein neuer Aktenschrank pro Jahr. Denn Unterlagen müssen i.d.R. 10 Jahre aufbewahrt werden. Also wächst der Platzbedarf jährlich weiter an.
Ein Aktenschrank kostet ca. 250 € im Einkauf, fasst etwa 50 Ordner und braucht ca. 0,5 qm Bürofläche. Bei einem angenommenen Mietpreis von 30 € / qm kommen dann also 30 € × 0,5 qm × 12 = 180 € Mietkosten + 250 € Kaufpreis im Jahr dazu, macht also eine jährliche Steigerung von 430 €.

Wir haben diese Kosten auf die Mitarbeiter umgerechnet, ausgehend von deren jährlicher Papierproduktion: Ca. 3 Mitarbeiter benötigen zusammen einen weiteren Aktenschrank im Jahr, womit wir auf etwa 143 € Lagerkosten je MA + Jahr kommen.

Das kostet die sachgerechte, professionelle Entsorgung

Wenn die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, müssen die Geschäftsunterlagen vernichtet werden. Die Kosten liegen hier bei angenommenen 6,50 € je Ordner, also bei insgesamt ca 16 × 6,50 € = 97,50 € / Jahr und Mitarbeiter.

Die gute Nachricht zum Schluss

Das (nahezu) vollständige Umstellen auf digitale Verarbeitung von Vorgängen und Unterlagen ist heute kein Hexenwerk mehr. Es gibt für fast jede Branche schon schlüsselfertige Lösungen. Es ist wie eigentlich immer auch hier gut, Schritt für Schritt loszulegen, und nach und nach umzustellen.

Mit jedem umgestellten Vorgang wirst du schnell merken, dass die Dinge reibungsloser vonstattengehen und dein Team einfach schneller und fehlerärmer arbeiten kann.

Bei Fragen zum Wie stehen wir dir gern zur Seite.