Das Problem
Im Unternehmen unseres Kunden kursierte eine Excel-Datei, in der die Mitarbeiter ihre Urlaubsbuchungen vorgenommen haben. Diese wurden per E-Mail umhergeschickt. Dadurch war nie klar, welche Version der Datei nun aktuell war.
Dadurch kam es öfters zu Streit unter den Mitarbeitern, wer denn nun bei eineer Doppelbuchung zuerst gebucht hatte. Unnötige kostenpflichtige Stornierungen von Urlaubereisen und ähnliche Probleme waren die häufige Folge.
Auch kam es vor, dass Mitarbeiter mehr Urlaub genommen haben, als ihnen vereinbarungsgemäß zustand.
Unsere Lösung
Wir haben den Kunden mit einer Software ausgestattet, die neben der reinen Urlaubsplanung auch noch einige weitere Funktionen bereitstellte, wie z.B. Verwaltung von Krankentagen.
Das Ergebnis
Mit Übergabe des Programms an den Kunden hatte dieser sofort eine deutlich bessere Kontrolle über die Abwesenheiten der Mitarbeit, was die Disposition deutlich vereinfachte. Durch die zusätzliche Freigabeebene (beantragte Urlaube müssen von einem vorgesetzten genehmigt werden) kam es zu mehr Planbarkeit — auch bei den Mitarbeitern.
Weiterhin waren auch die Mitarbeiter deutlich zufriedener, da es nicht mehr zu Fällen der Doppelbuchung kam. Stornierte Flüge oder Reisen kamen nicht mehr vor.