In vielen Unternehmen existieren Prozesse nur als auswendig gelernte Abfolgen von Schritten in den Köpfen der ausführenden Mitarbeiter. Fallen diese Mitarbeiter aus, ist der Prozess passé.
Wie hoch das Risiko für den jeweiligen Prozess ist, wird mit dem sog. „Bus-Faktor” (oder auch „Truck-Faktor”) gemessen — wie viele Mitarbeiter dürfen im übertragenen Sinne vom Bus überfahren werden, ehe das Wissen über den Prozess verschwunden ist. Was jetzt reichlich makaber klingt, hat aber oft recht handfeste Auswirkungen, wenn es sich dabei um zentrale Vorgänge im Unternehmen handelt.
Es muss ja auch nicht gleich der Bus sein, es reicht ja schon, wenn der / die Mitarbeiter mal längerfristig nicht verfügbar sind, sei es wegen Urlaubs oder weil sie das Unternehmen verlassen haben.
Das beste Mittel, um immun gegen den Bus-Faktor zu sein, ist eine möglichst lückenlose, klar verständliche und aktuell gehaltene Prozessdokumentation. Wie sich das einfach, standardisiert und ohne große Schmerzen bewerkstelligen lässt, zeigen wir dir gern. Parallel dazu sollten alle Schritte, die automatisierbar sind auch wirklich automatisiert werden. Auf diese Weise reduzierst du das Risiko für Ausfälle drastisch.